7 bước trong quy trình phân tích dữ liệu bạn nên biết

Quy trình phân tích dữ liệu là một quá trình cực kỳ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vì dữ liệu chính là kho báu của mỗi doanh nghiệp. Thế nên quá trình khai thác và phân tích dữ liệu thành công là điều rất quan trọng. Quá trình này giúp doanh nghiệp hiểu khách hàng và hiểu cả chính mình để có thể bứt phá trên thị trường. Vậy làm sao để phân tích các dữ liệu chính xác, rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí? Hãy cùng trung cấp Phương Nam khám phá ngay 7 bước quy trình phân tích dữ liệu bạn nên biết ngay sau đây nhé.

Lý do tại sao phải phân tích dữ liệu?

Quy trình phân tích dữ liệu các loại có vai trò rất quan trọng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Quy trình này mang lại một sức mạnh vô cùng lớn như:

• Thấu hiểu được khách hàng để duy trì lòng trung thành: Khi phân tích các dữ liệu, doanh nghiệp sẽ hình dung được nhiều vấn đề liên quan đến khách hàng như hành vi, thói quen mua sắm và dự đoán xu hướng khách hàng trong tương lai. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra biện pháp cải tiến sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng hoặc đưa ra chương trình ưu đãi để thu hút người dùng.
• Mở rộng thị trường chắc thắng: Dữ liệu là một trong những cơ sở đáng tin cậy để doanh nghiệp có thể xác định được một thị trường “màu mỡ”, phù hợp với khả năng doanh nghiệp cung ứng. Từ đây, các công ty sẽ tự tin phát triển, mở rộng quy mô và hoạt động kinh doanh.
• Kiểm soát doanh thu và chi phí trong quá trình hoạt động: Hoạt động này giúp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ để kịp thời phát hiện các chênh lệch. Chính vì thế, ban điều hành doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý cũng như giám sát xuyên suốt hoạt động kinh doanh.
• Xây dựng kinh doanh dài hạn: Nhờ vào quá trình phân tích các dữ liệu kinh doanh, các công ty sẽ có thông tin cơ sở để xác định chiến lược dài hạn. Từ đó, các công ty có thể dự đoán xu hướng phát triển thông qua những hoạt động thực tế . Rủi ro và chi phí cũng có thể cắt giảm giúp doanh nghiệp vững vàng hơn.

7 bước trong quy trình phân tích dữ liệu

Hoạt động phân tích nhằm mục tiêu sàng lọc và chuyển hóa dữ liệu thành những thông tin có ích cho doanh nghiệp. Để hoạt động này diễn ra tốt nhất, bạn thực hiện quá trình 7 bước phân tích dữ liệu được đề xuất bởi Mastering DA như sau:

Xác định mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình phân tích dữ liệu. Nhưng để quá trình này đạt được hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng và chi tiết. Để đạt được doanh thu cao, doanh nghiệp cần phân chia thành những mục tiêu nhỏ. Đó là xác định sản phẩm bán chạy, lý do khách hàng yêu thích, lý giải rào cản khiến sản phẩm bán chậm… Sự phân tách dữ liệu này giúp phát huy hết tất cả công dụng, dễ liên kết và trích xuất rõ ràng câu trả lời nhất.

Xem thêm: Sức hấp dẫn của ngành lập trình website hiện nay

Tìm kiếm và thu thập dữ liệu

Khi đã xác định được mục tiêu kinh doanh trong quy trình phân tích dữ liệu. Các doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn tài liệu data analysis. Đồng thời thu thập dữ liệu phù hợp với mục tiêu thông qua phương pháp truy vấn dữ liệu cũ hay trích xuất dữ liệu ở hiện tại, sau đó gửi yêu cầu cho bộ phận liên đới. Điều quan trọng là bạn cần chọn lọc được dữ liệu từ nguồn đáng tin và có giá trị để tránh bị làm nhiễu bước phân tích dữ liệu và sai lệch thông tin đầu ra.

Xử lý và làm sạch dữ liệu

Bước tiếp theo trong quy trình phân tích dữ liệu là kiểm tra tính khả dụng. Cùng sự chuyển đổi dữ liệu thô thành dạng dữ liệu có giá trị sử dụng. Điều này có nghĩa là các dữ liệu sẽ được phân tích và chuyển đổi, mã hóa về cùng một định dạng. Những dữ liệu bị lỗi hay chưa chính xác, ít liên quan… sẽ bị loại bỏ theo những tiêu chí riêng của từng doanh nghiệp để đạt được hiệu quả tốt nhất. Quá trình dọn sạch dữ liệu càng cẩn thận, kết quả phân tích các dữ liệu đạt được càng chất lượng thế nên hoạt động này sẽ được lặp lại nhiều lần.

Trình bày phân tích dữ liệu thăm dò

Quy trình phân tích dữ liệu đã thăm dò để nhận dạng đặc điểm, tính chất dữ liệu đã sàng lọc. Để nhóm các dữ liệu có cùng đặc tính, có mối quan hệ ẩn. Đây là quá trình khá khó khăn, nên để đạt được kết quả tốt nhất, bạn cần thực hiện hàng loạt các bước:

• Rà soát dữ liệu thiếu chính xác còn sót lại.
• Cấu trúc dữ liệu đầu vào.
• Xác định biến quan trọng.
• Liệt kê trường hợp ngoại lệ.
• Kiểm tra giả thuyết.
• Ước tính tham số và biên độ sai số.

Sau đó, một số kết quả sẽ được trả như: kiểm tra giả thuyết biến, tham số và khoảng tin cậy. Quá trình phân tích dữ liệu thăm dò có mức độ phức tạp khá cao nên khi chọn lọc dữ liệu không thể tránh khỏi xuất hiện lỗi.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý trung tâm đào tạo nghề phổ biến

Lựa chọn, thiết lập và thử nghiệm mô hình

Quá trình chọn lọc, thiết lập sẽ được vận dùng cùng lúc để thử nghiệm nhằm đạt được kết quả chính xác nhất. Để chọn được mô hình phân tích tương ứng, bạn cần cân nhắc những điều sau:

• Kiểu nhóm dữ liệu là gì? Ví dụ: Theo đặc tính, sự tăng trưởng (kết hợp hay liên tục giảm), số thứ tự… Có cần xác định thời gian vào không? Có phải dữ liệu đa biến không?
• Mô hình có cần quy tắc, điều kiện bắt buộc hay không?
• Tiếp đến các doanh nghiệp cần xây dựng mô hình đáp ứng đầy đủ các yếu tố như định cấu hình, xác thực, tinh chỉnh để đạt được độ chính xác nhất.

Sau khi thực hiện xong, doanh nghiệp nên tiến hành thử nghiệm một bộ dữ liệu riêng biệt để xác định tính xác thực. Một bộ dữ liệu sẽ được chọn lọc để chạy thử để đánh giá, phân loại, dự đoán mô hình. Từ đó sẽ phát hiện những dữ liệu bị lỗi ngay từ đầu để tránh mất thời gian, công sức vận hành.

Triển khai mô hình quy trình phân tích dữ liệu

Khi đã điều chỉnh và định hình được cấu trúc, các mô hình sẽ được triển khai. Tạo điều kiện cơ sở để đưa ra quyết định kinh doanh. Nếu lúc đầu, mục tiêu trong quy trình phân tích dữ liệu của doanh nghiệp là tìm kiếm phương án gia tăng doanh số thì tại đây nhà điều hành sẽ thu được một số giải pháp: tăng giá bán, tung chương trình ưu đãi, điều chỉnh chính sách… Các phương án này sẽ được minh chứng bằng số liệu và đánh giá độ khả thi tuy nhiên chỉ có những người có chuyên môn mới có thể hiểu được.

Giám sát và xác thực

Bước cuối cùng trong quy trình phân tích dữ liệu là giám sát kết quả thực tế và sau đó xác thực mức độ chính xác. Khi đã triển khai hoạt động kinh doanh theo mô hình, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu suất tại từng mốc thời gian để phát hiện kịp thời các vấn đề để điều chỉnh phù hợp. Quá trình này giống như chuỗi các bước thử, sai và sửa vì có thể kết quả không được mong đợi do một số yếu tố khác quan, kinh tế và xã hội.

Chuỗi thử, sai và sửa được thực hiện thành báo cáo dưới dạng số liệu, biểu đồ tương tự như quá trình phân tích ban đầu. Nếu như kết quả không như mong muốn, các chuyên viên sẽ rà soát lại dữ liệu và cấu trúc mô hình kết hợp. Nếu kết quả chính xác phù hợp với mục tiêu, hệ thống sẽ ghi nhận dữ liệu để xử lý tiếp tục về sau.

Xem thêm: Top 5 trung tâm đào tạo Data Analyst uy tín, chất lượng

Những kỹ năng cần thiết cho quy trình phân tích dữ liệu

Khi thực hiện quy trình phân tích dữ liệu, các chuyên viên cần đảm bảo những kỹ năng cần thiết như:

• Kiến thức chuyên ngành về phân tích dữ liệu, cách thức vận hành phù hợp với chuyên ngành để tìm kiếm được sản phẩm liên quan đến dữ liệu hữu ích cho người dùng. Các lĩnh vực khác nhau quá trình phân tích cũng sẽ khác nhau nên bạn cần có kiến thức chuyên ngành chính xác phù hợp.
• Có kiến thức cơ bản, hiểu về SQL - ngôn ngữ truy vấn để xử lý và phân tích dữ liệu, cần có suy nghĩ tương thích với ngôn ngữ truy vấn giúp các chuyên viên nhanh chóng đưa nó vào công cụ phân tích.
• Kỹ năng sử dụng Excel và những công cụ bảng tính khác, điều này giúp bạn rất nhiều trong việc đưa ra rất hữu ích khi đưa ra dữ liệu cơ bản để có giải pháp xác định KPI và đối soát khi phân tích các dữ liệu.
• Bạn cần nghiên cứu để xác định mô hình dữ liệu, yêu cầu dữ liệu, tìm cách thu thập dữ liệu và phát triển sản phẩm tốt nhất, phù hợp với nhu cầu sử dụng của người dùng. Nghiên cứu những xu hướng mới trong ngành để ban quản lý và lãnh đạo có chiến lược ứng phó kịp thời.
• Trực quan dữ liệu giúp các chuyên viên hoàn thiện sản phẩm như đồ thị, bản biểu sắp xếp khoa học, bắt mắt để trình bày sản phẩm thu hút người tiêu dùng. Trực quan dữ liệu cũng yêu cầu sắp xếp trình tự để xây dựng câu chuyện dữ liệu giúp người dùng góc nhìn đa dạng và sâu sắc.
• Kỹ năng sử dụng công cụ trong suốt quy trình phân tích dữ liệu từ thu gom, chuyển đổi, phân tích và đóng gói đến trưng bày sản phẩm trước người dùng. Điều này giúp gia tăng hiệu quả công việc, dễ dàng tìm kiếm dữ liệu tốt nhất.

Tại bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn 7 bước quan trọng trong một quy trình phân tích dữ liệu. Giúp bạn có thể sàng lọc và chuyển hóa dữ liệu hữu ích cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Các bạn còn bất kỳ điều gì thắc mắc về hoạt động này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi . Nếu bạn muốn tham gia khóa học về data analysis hãy cân nhắc Mastering DA, đơn vị đào tạo phân tích dữ liệu hàng đầu Việt Nam.